La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha publicado una guía para ayudar a los administradores de fincas a cumplir con la legislación sobre protección de datos. En sus 34 páginas encontramos desde aspectos generales de la Ley a determinados supuestos particulares que se viven en las comunidades de propietarios.
Entre las consultas que más recibe la Agencia se encuentran aspectos que hacen referencia a la protección de datos en las administraciones de fincas. Los administradores de fincas tiene una doble función, en términos de protección de datos: Por un lado está su labor de asesoramiento y consultoría, que se extienden también al ámbito de la protección de los datos que las comunidades manejan, y su labor de representación de las comunidades de propietarios, por lo que en gran parte de los casos son los encargados del tratamiento de los datos personales de los propietarios de la comunidad.
Por todas estas circunstancias, como se expone en la presentación de la guía, la Agencia ha entendido que publicar una guía orientada a la protección de datos en las comunidades de propietarios dirigida a los administradores de fincas podría contribuir tanto a facilitar la tarea de estos, ofreciéndoles una información que se ajusta específicamente a sus necesidades, como a mejorar el nivel de protección de todos los ciudadanos cuyos datos se manejan en este contexto.
La guía Protección de datos y Administración de fincas aborda desde cuestiones generales de la legislación: definiciones de conceptos básicos como el de dato personal, la inscripción de ficheros o la forma de organizar las relaciones entre la comunidad de propietarios, como responsable de tratamiento, y el administrador de fincas, como encargado.
Pero además, observando las consultas que llegan a la Agencia, este organismo ha querido dedicar parte de esta guía a exponer algunos aspectos específicos a los que se enfrentan las administraciones de fincas en materia de protección de datos. Entre ellos encontramos especificaciones sobre: información sobre propietarios con pagos pendientes, acceso y obtención de copias de la documentación de la comunidad por parte de los propietarios de viviendas en régimen de propiedad horizontal, exhibición del libro de actas de la comunidad de propietarios a entidades financieras, videovigilancia en comunidades de propietarios, régimen de propiedad vertical, o tratamientos de datos de empleados.
En el documento también se exponen determinados aspectos que afectan a la comunidad de propietarios con respecto al nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos que entrará en vigor en mayo de 2018. Entre ellos se habla de la supresión de la obligación de notificar los ficheros a los registros públicos de protección de datos, la no necesidad de designar un delegado de protección de datos o realizar evaluaciones de impacto sobre la protección de datos. A este respecto la guía se revisará en los meses precedentes de la entrada en vigor del nuevo Reglamento.
Además de este documento, la Agencia remite otra serie de publicaciones que ayudarán a este sector a cumplir con las normas. Entre ellas destaca: Guía del Reglamento europeo para responsables de tratamiento, la Guía para el cumplimiento del deber de información y la Guía para la elaboración de contratos entre responsables y encargados.
Desde Legitec os podemos ayudar y asesorar para que tu administración de fincas y comunidades de propietarios cumpla con las normas de protección de datos. No dudes en consultarnos sin compromiso.
