La Agencia Española de Protección de Datos sigue con su labor de ayudar a las empresas a cumplir con el nuevo Reglamento Europeo que entrará en vigor el 25 de mayo de 2018.
Con el fin de que las empresas y organizaciones que trabajan con datos de bajo riesgo se adecuen a la nueva norma europea de protección de datos, la Agencia junto a la CEOE y la CEPYME ha puesto a su disposición la herramienta Facilita RGPD.
Esta nueva herramienta consiste en un cuestionario online que servirá a empresas y profesionales para saber el nivel de riesgo de los datos que manejan y en función de su nivel saber qué obligaciones establece la nueva normativa. El tiempo máximo que llevará el cuestionario es de 20 minutos.
Como explica la Agencia en un comunicado, el test está dividido en cuatro bloques. En el primero, la organización debe seleccionar cuál es su sector de actividad y el tipo de datos que trata. A continuación, una vez que se constata que los tratamientos que realiza entrañan, a priori, un escaso nivel de riesgo para los derechos y libertades de las personas, Facilita RGPD pedirá al responsable que aporte cierta información sobre su empresa (nombre, dirección, CIF o teléfono, entre otros). En el tercer bloque, la aplicación solicitará información sobre los tratamientos que realiza (clientes, empleados, currículums de candidatos, etc.) Con la información aportada, en la última fase se generarán los documentos mínimos indispensables para facilitar el cumplimiento del RGPD. Eso sí, la obtención de los documentos no implica el cumplimiento automático del RGPD.
La información que las empresas aporten, no será ni conservada ni monitorizada por la Agencia. Al facilitarla, se obtienen los documentos necesarios para cumplir con el nuevo reglamento casi completos. En esos documentos se incluyen los requerimientos básicos marcados por el RGPD, como el registro de actividades de tratamiento, la cláusula informativa, las cláusulas que deberían incluirse si la empresa contrata con un encargado del tratamiento (una gestoría, por ejemplo) y un anexo con las medidas de seguridad mínimas.
Facilita RGPD no podrá utilizarse para tratamientos que impliquen un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas, como datos de salud o tratamientos masivos de datos, entre otros.
En la actualidad, el Registro de la AEPD supera los 4,6 millones de ficheros de titularidad privada inscritos y el 75% de ellos hacen referencia a tratamientos de bajo riesgo (clientes y/o proveedores; nóminas o recursos humanos) cuyos responsables son Pymes en más del 90% de los casos.
La AEPD ofrecerá la herramienta al Grupo de Autoridades europeas de Protección de Datos para que puedan utilizarla como base para ofrecer este servicio de ayuda en sus respectivos países.
Esta herramienta se suma a las ya presentadas anteriormente por la Agencia: el Esquema de certificación de Delegados de Protección de Datos, la herramienta EVALUA, la herramienta DISPONE.
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