ISO 9001 y COVID-19. ¿Cómo pueden ayudar los sistemas de gestión de la calidad a las empresas a afrontar la situación generada por el Coronavirus?

La COVID-19 está generando situaciones excepcionales en todos los ámbitos de nuestra vida, tanto personal, como laboral. Las empresas estudian como afrontar las implicaciones en su día a día, para garantizar la seguridad del personal, la protección de los datos en el teletrabajo y al mismo tiempo, garantizar la continuidad de la actividad y la supervivencia de la compañía.

En ese contexto, cabe preguntarse si las normas ISO pueden ayudarnos a afrontar esta situación.

Efectivamente, muchas normas ISO incluyen herramientas que pueden ayudarnos a enfrentarnos a esta situación, como por ejemplo los Planes de continuidad de negocio de la ISO 27001, que se ha convertido en una herramienta potente para enfrentarse a los retos relacionados con la seguridad de la información y la protección de los datos en el contexto actual de teletrabajo, la ISO 45001 que garantiza el cumplimiento de la normativa de seguridad y salud, o el análisis de riesgos y oportunidades de ISO 9001.Vamos a centrarnos en esta última. Hay varios aspectos de esta norma que pueden ayudar a la empresa a gestionar la situación actual generada por el Coronavirus.

Uno de los aspectos principales, procede de la propia idiosincrasia de la norma, que es un estándar de gestión por procesos que nos obliga a definir y sistematizar los procesos de nuestra organización, lo que permite que cualquiera pueda llevarlos a cabo independientemente del lugar desde el que trabaje, o bien, regresar a la actividad de una manera rápida y con el menor impacto posible.

Siguiendo el orden de los puntos de la norma, es evidente que el análisis del contexto de la organización y la comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas (puntos 4.1 y 4.2. de la norma), nos pueden ayudar en la gestión de la crisis, ya que nos ofrecen herramientas para identificar a qué amenazas concretas nos enfrentamos y qué esperan las partes interesadas pertinentes de nuestra organización que hagamos al respecto.

Una vez identificadas estas amenazas, y también las oportunidades, (o si no que se lo digan a los fabricantes de mascarillas o geles hidroalcohólicos), el punto 6.1 de la norma nos ayudará a planificar acciones concretas para abordar estos riesgos y oportunidades.  Además, el punto 6.3. garantiza que la empresa disponga de mecanismos para la gestión del cambio que se requieren en una contingencia como la actual, y que son imprescindibles por ejemplo, para aquellas empresas que han reconvertido su actividad habitual de producción para confeccionar mascarillas y otros productos con alta demanda en la pandemia, mecanismos que incluyen el análisis de la disponibilidad de recursos y la reasignación de responsabilidades, manteniendo la integridad del sistema de gestión en todo momento.

También se ha revelado estos días como un aspecto importante, la necesidad de tener establecidos mecanismos de comunicación eficaces (punto 7.4. de la norma), lo cual es una ventaja para las empresas certificadas en ISO 9001, que disponen de procesos de comunicación tanto interna como externa que les permiten agilizar este aspecto en una coyuntura en la que es imprescindible mantener informados tanto a los propios trabajadores como a clientes, proveedores y otras partes interesadas.

Otros aspectos a considerar en esta crisis dentro del punto 7, sería la gestión de la infraestructura, especialmente de tecnología asociada al teletrabajo, y la competencia del personal, que en muchos casos, deberá adquirir nuevas competencias relacionadas con la actual situación.

Finalmente, los puntos 9 y 10 de la norma nos pueden proporcionar herramientas de seguimiento y análisis para evaluar el impacto de la crisis en la actividad, y herramientas de mejora como las no conformidades y acciones correctivas, nos permitirán corregir las posibles incidencias lo antes posible y evitar que vuelvan a ocurrir, disminuyendo los tiempos de adaptación a las nuevas formas de trabajar durante esta coyuntura.

Es evidente que las empresas que tengan un sistema de gestión bien implantado y mantenido, tendrán una ventaja competitiva en esta crisis frente a las que “utilizan” esta herramienta sólo una vez al año cuando llega la auditoría. Si conseguimos tener un sistema eficaz, este será un valioso apoyo ante nuevas contingencias en vez de una carga.

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