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Norma ISO 9001 y la definición de puestos de trabajo

Definir los puestos de trabajo de forma adecuada es algo imprescindible en cualquier organización. Una buena definición puede marcar la diferencia a la hora de que los trabajadores desempeñen de forma adecuada sus tareas y responsabilidades. En esta tarea puede ayudarnos la norma ISO 9001.

 

Muchas empresas no se deciden a definir un puesto de trabajo hasta que necesitan contratar a alguien para que lo ocupe. Evidentemente, esta es una de las ventajas de tener los puestos definidos, pero no lo única ni la más importante.

 

Si la organización cuenta con una descripción de puestos, cada trabajador tendrá una información clara y precisa de cuales son sus funciones y responsabilidades. Además, poner por escrito esta información nos ayudará saber con claridad las cargas de cada puesto, y por tanto, podremos conocer si son excesivas o no.

 

Descripción de los puestos según la norma iso 9001

 

La descripción de los puestos de trabajo es un requisito para la norma ISO 9001, que pone el foco de manera especial en la competencia necesaria para el desempeño de los puestos que afectan a la eficacia del sistema de gestión.

 

Según la norma, la competencia es “la capacidad para aplicar conocimientos y habilidades con el fin de lograr los resultados previstos”, por tanto, una buena definición de puesto deberá incluir los conocimientos necesarios para su desempeño, basándose en la educación, formación o experiencia, así como las habilidades que se requieran.

Por ejemplo, para definir un puesto de camarero en un restaurante, podríamos reflejar lo siguiente:

 

NOMBRE DEL PUESTO:

Camarero

EDUCACIÓN

Estudios primarios

FORMACIÓN

Curso de manipulador de alimentos

EXPERIENCIA

6 meses

HABILIDADES

Manejo de la bandeja de forma adecuada

 

En este caso hemos reflejado unos requisitos mínimos que evidentemente pueden cambiar en cada restaurante, que podría exigir una titulación de ciclo de Formación Profesional de Grado Medio de Técnico en Servicios de Restauración, el conocimiento de algún idioma o incluso la habilidad de saber doblar las servilletas con forma de cisne, por poner un ejemplo.

 

Podemos incluir todos los requisitos que consideremos oportunos, pero lo que no debemos omitir en ningún caso, son los requisitos legales para el desempeño de un puesto concreto, como aquí el curso de manipulador de alimentos.

 

Una vez definidos los requisitos, la empresa debe asegurarse de que la persona que ocupa el puesto los posee, y si no, deberá tomar acciones para que se consiga la competencia necesaria, y evaluar la eficacia de dichas acciones.

 

Tras establecer los requisitos mínimos de competencia, también es necesario definir las dependencias funcionales, es decir, ubicar el puesto en la organización. Para eso podemos definir un organigrama o bien, incluir en nuestra definición a quién debe reportar el puesto y a quien tiene bajo su mando. Esto también va a cambiar en función de cada empresa y especialmente, de su tamaño, ya que por ejemplo, es posible que en un restaurante el camarero dependa de un Jefe de Sala, o bien, directamente de Cocina.

 

El último paso, y no menos importante, consiste en especificar funciones y responsabilidades del puesto. Esto se puede realizar de una manera genérica, o más exhaustiva, pero en cualquier caso, debemos tratar de especificar todas las tareas asignadas al puesto y no dar por sobreentendida ninguna de ellas. Por ejemplo, siguiendo con la descripción de nuestro camarero, es evidente que tendrá que encargarse de desarrollar las actividades de servicio y atención de los comensales en las mesas, pero seguramente también tendrá que preparar la sala y las mesas antes de la llegada de los clientes y recogerla después. También debemos especificar, por ejemplo, si deben ubicar a los clientes en sus mesas, o preparar las bebidas antes de servirlas, o si deben realizar otras tareas como recepcionar o almacenar materias primas. Cuanto más completa sea la descripción, menos dudas generará, aunque no debemos caer en el exceso explicando como se deben realizar las tareas, ya que para eso tenemos otras herramientas como la redacción de instrucciones de trabajo específicas.

 

Evidentemente, la definición del puesto debe reflejarse por escrito para lo que damos unas recomendaciones finales:

  • Elegir un nombre adecuado para el puesto, con especial atención a evitar el abuso de anglicismos o a inventar nuevos títulos (utilizar “Técnico de Servicio en Mesa” en lugar de Camarero sólo puede generar confusión).
  • No utilizar lenguaje discriminatorio.
  • Tengamos en cuenta en la elaboración de la descripción del puesto de trabajo no solo a la persona que supervisará esa posición, sino también la de las personas que ya desempeñan ese cargo o departamentos con los que tenga dependencias funcionales, eso nos ayudará a enriquecer y hacer más real la definición.
  • Reflejar otras cuestiones a tener en cuenta, como la disponibilidad geográfica, el horario, o incluso tipo de personalidad (extrovertida para los comerciales, por ejemplo, o con autoridad para puestos de mando).
  • Reflejar cuestiones relacionadas con el ambiente de trabajo y la protección de riesgos laborales en el puesto (por ejemplo, los EPI´s que deben usar, si hay que soportar ruidos, bajas o altas temperaturas, etc.)
  • Revisar periódicamente.

 

Como vemos, la norma ISO 9001 puede servir de guía en muchos aspectos a las organizaciones, y Legitec puede ayudar a las empresas a sacarle el mejor partido.

Autora: Sonia Burgos (Consultora y Auditora de Sistemas de Gestión en Legitec)

 

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