Hoy en día, la transparencia y la ética empresarial son esenciales no solo para cumplir con la ley, sino para fortalecer la confianza de tus empleados y clientes. Y uno de los mejores mecanismos para fomentar ambas es el canal de denuncias.
Si no has oído hablar de él o si tu empresa aún no lo tiene implementado, te cuento que la Ley 2/2023 (que regula la protección de los informantes y lucha contra la corrupción) ha hecho obligatorio este sistema para muchas organizaciones. Y no solo eso: es una herramienta clave para detectar problemas internos antes de que se conviertan en grandes riesgos.
¿Quién tiene la obligación de tener un canal de denuncias?
Puede que pienses que esto solo aplica a las grandes corporaciones, pero no es así. Si tu empresa tiene 50 o más empleados, o si trabajas en el sector público o en ciertos ámbitos con fondos públicos, estás obligado por la ley a tener un canal de denuncias.
Incluso si eres una pyme, contar con esta herramienta es una excelente idea para protegerte legalmente, promover una cultura de cumplimiento y prevenir posibles problemas antes de que se presenten.
Requisitos clave para tu canal de denuncias
Si ya estás considerando implementar un canal de denuncias, es importante saber que debe cumplir con ciertos requisitos para ser válido. Aquí te detallo los más importantes:
1️⃣ Confidencialidad ante todo
Tu canal de denuncias debe garantizar que la identidad de los denunciantes se mantenga en anonimato, si así lo desean. La privacidad es clave.
2️⃣ Diversidad en los canales
El sistema debe permitir diferentes formas de denuncia: no basta con un correo electrónico; debe ser fácil para las personas presentar su denuncia de forma escrita o verbal.
3️⃣ Claridad en los procedimientos
Es fundamental que tengas reglas claras sobre qué se puede denunciar, cómo se gestionan las denuncias y qué se hace con la información recibida. La transparencia es esencial.
4️⃣ Respuestas rápidas
Es necesario acusar recibo de la denuncia en un plazo máximo de 7 días y dar una respuesta sobre el estado de la investigación en no más de 3 meses.
5️⃣ Protección de datos
El canal debe asegurar la protección de la información personal de los denunciantes y cualquier persona involucrada, cumpliendo con el RGPD.
6️⃣ Formación para el equipo encargado
Las personas que gestionan el canal deben estar bien formadas en la ley y en la gestión de datos personales, para actuar con total responsabilidad.
¿Por qué es importante tener un canal de denuncias?
Además de ser obligatorio en muchos casos, contar con un canal de denuncias tiene múltiples beneficios para tu empresa:
Detecta problemas antes de que sean grandes crisis: Un canal de denuncias bien gestionado te permite identificar irregularidades y corregirlas rápidamente.
Fortalece la cultura ética dentro de tu empresa: Demuestra que valoras la transparencia y el cumplimiento normativo, lo que genera confianza entre tus empleados.
Mejora la imagen de tu empresa: Los clientes y socios valoran positivamente a las empresas que toman en serio el cumplimiento de la ley y la protección de sus empleados.
Evita sanciones: El incumplimiento de la ley puede acarrear sanciones importantes, por lo que tener un canal de denuncias te protege legalmente.
Es cierto que cumplir con la normativa es importante, pero también es cierto que tener un canal de denuncias bien diseñado puede ahorrarte problemas a largo plazo. Además, al ser una herramienta que impulsa la ética empresarial, se convierte en un valor añadido que no solo protegerá a tu organización, sino que también fortalecerá la relación con tus empleados y clientes.
Si tu empresa aún no cuenta con un canal de denuncias adecuado, es el momento de dar ese paso hacia la transparencia y el cumplimiento. Si necesitas ayuda para implementar un sistema seguro y conforme con la ley, o si ya tienes uno y quieres asegurarte de que cumple con todos los requisitos, en Legitec estamos aquí para ayudarte a hacer todo este proceso sencillo y eficaz.