Con el año 2023 ya comenzado, las ventanas hacia internet no dejan de crecer y crecer, y desde Legitec deseamos seguir el fuerte ritmo que nos impone la evolución tecnológica. Especialmente, un ámbito en donde nos gustaría dar mucha más visibilidad de la que realmente tiene la protección de datos, son las redes sociales.
Hoy queremos realizar un breve resumen de un elemento que de manera directa o indirecta nos ha afectado a todos, ya sea a través de amistades, empresas o portales de redes que desean realizar una promoción o anunciar un evento en específico; estamos hablando de los sorteos.
Damos por hecho que no hay mes en el que no hayáis participado con carácter voluntario o involuntario en alguna actividad de este estilo. A decir verdad, los sorteos son herramientas muy útiles para la promoción de un producto, sin embargo, esta se debe realizar con la protección y respeto hacia los datos personales con la metodología adecuada.
¿Cómo cumplir la protección de datos en sorteos en internet?
Como hemos enunciado anteriormente, la herramienta que mueve el mundo, internet, ha consolidado la masificación de los sorteos vía online, muchas empresas y personajes públicos recurren a la realización de estos para contactar con posibles clientes que sean más lejanos a los que están acostumbrados, un ejemplo es el nombramiento de otros perfiles ajenos para participar en el sorteo.
Antes de nada, desde Legitec queremos realizar una diferenciación básica que muchos de los usuarios no tienen en cuenta; esta división de definiciones sería entre sorteo y concurso ya que en bastantes ocasiones se utilizan de forma indistinta.
Sin embargo, no son lo mismo ya que un sorteo incluye la acción de aleatoriedad para elegir al ganador, pero, por otro lado, el concurso es una clara competición con el fin de obtener un bien específico. De la misma manera existen aparte otras acciones para ser partícipe de la promoción, como las mecánicas gamificadoras.
¿De qué se trata?
Un método totalmente interactivo, como los test de carácter gracioso o participación mediante mensaje o comentario. Estas actividades van desarrolladas con la finalidad de fomentar la participación y crear una publicidad entretenida y que divierta, pero que igualmente sigue siendo una promoción con intereses comerciales.
Sin embargo, pese a la facilidad que internet aporta para llevar a cabo un sorteo o concurso, no debemos olvidar que estos sorteos deben cumplir con diferentes requisitos y obligaciones para considerarlos como sorteos online legales y entre estas se encuentra cumplir con la Ley de Protección de Datos.
Nosotros en Legitec deseamos que se proteja los intereses propios y de terceros en los diferentes perfiles en las redes sociales por lo que consideramos que tengáis en cuenta una serie de consideraciones.
- Debe ser totalmente una obligación el hecho de informar a los particulares que participen en los sorteos del tratamiento de datos personales, porque, aunque suene extraño, nuestra huella digital es un dato personal con posibilidad de ser tratado.
- A la hora de comentarles toda la información debéis señalar la identidad del organizador del sorteo, la finalidad (es decir, indicar la existencia del sorteo y el bien que recibirá el ganador, la legitimidad del tratamiento que en este caso será el consentimiento expreso, el plazo de conservación de los nombres de los participantes, cesión de datos a otras entidades y derechos de los participantes.
- Si el sorteo finalmente se realiza a través de alguna red social será necesario poner un enlace a la política de privacidad del sorteo en la publicación en la que se anuncie o suministrarse como parte de las bases legales del sorteo, en su propio apartado sobre protección de datos.
- Recabar el consentimiento es difícil al tratarse de una red social ya que suelen ser mediante comentarios, reenvíos de publicaciones o hacerse seguidor de una cuenta en concreto y en estas situaciones recomendamos que se utilicen plataformas para sorteos que cumplan con el Reglamento General de Protección de Datos, ya que suelen contar con opciones para recabar el consentimiento de los participantes.
- Además, se deben solicitar los datos necesarios cumpliendo el principio de minimización, nada extra fuera de todo lo relacionado con la promoción.
Hay que aplicar las medidas de seguridad necesarias
El responsable del tratamiento que en muchas ocasiones es el propio organizador del sorteo debe garantizar que se mantiene la confidencialidad de los datos de los participantes, de esta forma ningún tercero ajeno a la organización pueda llegar a tener acceso a los datos de los particulares que hayan cedido cierta información personal.
Además, en el caso de que estéis usando una hoja de Excel para llevar el registro de participantes, podéis protegerla con contraseña, de manera que solo vosotros o la persona a la que autoricéis pueda acceder a la misma.
¿Por qué debe tu sorteo por internet cumplir la Ley de Protección de Datos?
La moraleja del comunicado que queremos impartir desde Legitec es que tanto los sorteos como los concursos en las diferentes redes sociales tienen de carácter imperativo acogerse a la Ley de Protección de datos ya que podríais ser denunciados y sancionados, básicamente, por un tratamiento de datos personales inadecuados.
Además, al seguir los requisitos que marca la ley, también nos aseguraremos de que no damos un uso incorrecto a los datos personales recabados de forma indebida y que garantizaremos la privacidad de los datos que hayamos recabado mediante el sorteo, ya que en numerosas ocasiones nos encontramos este tipo de actividades desarrolladas por empresas con el fin único de recopilar datos.
Finalmente, al cumplir con los requisitos que hemos visto en los apartados anteriores, estaremos dando una imagen de legalidad y confianza a los participantes y futuros clientes de la empresa añadiendo que sabrán que nos tomamos en serio su privacidad y que no usaremos sus datos con otros fines.
Autor: Rodrigo Catalán
