ACCESO AL CORREO ELECTRÓNICO O AL EQUIPO INFORMÁTICO DE UN TRABAJADOR

¿Puedo revisar el correo electrónico de un trabajador de mi empresa o acceder y controlar el contenido del equipo informático que le ha sido asignado?

Los trabajadores no dejan ni su intimidad ni el resto de sus derechos en las puertas de la oficina o empresa. El acceso al correo electrónico, o al equipo informático asignado al trabajador vulnera, en principio, varios derechos fundamentales:

• el derecho al secreto de las comunicaciones
• el derecho a la intimidad
• el derecho a la privacidad
• el derecho a la autodeterminación informativa

Sin embargo, también es cierto que todos los derechos pueden ser modulados, y estos también lo son en función de las facultades otorgadas al empresario por el Estatuto de los Trabajadores.En particular debemos tener en cuenta el artículo 18 (Solo podrán realizarse registros sobre la persona del trabajador, en sus taquillas y efectos particulares, cuando sean necesarios para la protección del patrimonio empresarial y del de los demás trabajadores de la empresa, dentro del centro de trabajo y en horas de trabajo. En su realización se respetará al máximo la dignidad e intimidad del trabajador y se contará con la asistencia de un representante legal de los trabajadores o, en su ausencia del centro de trabajo, de otro trabajador de la empresa, siempre que ello fuera posible.) y el artículo 20.3 (El empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad y teniendo en cuenta, en su caso, la capacidad real de los trabajadores con discapacidad.)Los tribunales se han pronunciado numerosas veces sobre esto, no siempre de manera uniforme. Sin embargo, en las últimas sentencias la doctrina parece más unánime, sobre todo a partir de la STEDH de 5 de septiembre de 2017(Gran Sala): asunto Barbulescu.En España en los últimos meses la , Tribunal Supremo, Sala de lo Penal, Sección 1, de 23 de octubre de 2018, nos ha dado las claves para poder efectuar estos controles.¿Se puede acceder a un dispositivo de almacenamiento masivo usado por un empleado con la firme y decidida finalidad de acceder en exclusiva a los archivos relacionados con la empresa?  ¿Se puede acceder al correo electrónico asignado al mismo por la entidad? Tal y como afirma la sentencia citada en principio no. Tan solo cuando haya precedido un consentimiento expreso o derivado implícita e inequívocamente del compromiso asumido previamente por el trabajador, será legítima esa actuación.¿Cuáles son los pasos a seguir?

• Debo romper la expectativa de confidencialidad que se crea ante la tolerancia a ciertos usos personales moderados de los medios informáticos puestos a disposición del trabajador por la empresa. Para ello debe haber comunicado de manera clara, expresa y fehaciente
  1. Los usos permitidos de estos medios (prohibición tajante de usos personales o privados, incluso fuera del horario laboral)
  2. Los mecanismos de control y procedimientos de control que el empresario se propone utilizar

Los trabajadores deben firmar y asumir esta normativa como parte de las instrucciones del empresario.

• Una vez realizado este primer paso, es cuando se debe realizar un análisis de proporcionalidad que nos va a llevar a valorar la necesidad y utilidad de la medida, la inexistencia de otras vías menos intrusivas para conseguir los fines, la existencia de sospechas fundadas…

 Hay que tener siempre en cuenta que estos factores de ponderación únicamente entran en juego para inclinar la balanza en uno u otro sentido cuando contamos con el presupuesto del paso primero. En otro caso, existe vulneración, aunque haya necesidad, se use un método poco invasivo, etc… ¿y si tengo sospechas fundadas, pero no informé previamente? En este caso solo existen dos vías, o bien obtienes el consentimiento del trabajador, o bien obtienes una autorización judicial.Te recordamos que desde Legitec asesoramos a las organizaciones a implantar este tipo de procedimientos de control, no dudes en consultarnos.María Herrera y Mira de OrduñaConsultora Jurídica Legitec