Durante estos tiempos de pandemia, hemos asistido a la carrera del teletrabajo en tiempo récord. Lo que debió ser una carrera de fondo continuo para adaptar las organizaciones al ecosistema digital actual acabó convirtiéndose en una carrera de sprint forzada por la Covid-19, y cuando no has entrenado para ello es posible que te cueste llegar a la meta.
Cada organización tiene una personalidad, unas políticas y unas necesidades… ¿De verdad necesitas ese servidor tan costoso para hacer VPN y poco más? ¿Te estás conectando con herramientas no profesionales como Anydesk o Teamviewer en su versión de usuario no profesional dejando tus equipos conectados 24x7 en la oficina? ¿Estás usando tecnologías dispares para registro horario, copias de seguridad, videoconferencias…? Quizás no sean las mejores opciones (en relación al coste, seguridad, y productividad), ni las que más te van a facilitar tu día a día.
En esta entrada os vamos a hablar de una solución que quizás pueda resolverte más de un quebradero de cabeza, y es que el entorno de Office 365 aglutina en un único espacio diferentes soluciones y herramientas de productividad que podrían dar cobertura a todas las necesidades anteriormente descritas.
Productividad con Microsoft Office 365
Necesidades y Herramientas de Productividad para cubrirlas
Necesidad de registro horario: El pasado 12 de marzo, se publicó en el BOE la obligatoriedad de llevar un registro de horario, independientemente de la jornada de sus trabajadores la empresa debe registrar las entradas/salidas y custodiarlas durante 4 años. Para ello, la suite de office 365 nos ofrece su propia herramienta, la cual el administrador podrá añadir en los grupos de trabajo desplegados pudiendo exportar los datos registros históricos a Excel para darles un posterior tratamiento y obtener estadísticas sobre productividad en la organización y las jornadas de los empleados. Esta herramienta ofrece un interfaz realmente cercano al usuario final, agradable y práctico. Podrá permitir que el trabajador edite sus registros (el administrador será notificado de tales ediciones) y marque sus descansos desde cualquier dispositivo en el que tenga la herramienta de Teams, facilitando así por ejemplo los desplazamientos y aportando flexibilidad.
Necesidad de acceder a archivos compartidos: Gracias a la integración de Sharepoint y Teams no necesitaremos tener un servidor al que los trabajadores se conecten para acceder a sus recursos. Los archivos estarán en la nube de Microsoft, solo accesibles para aquellos roles o grupos permitidos a acceder a estos, permitiendo una gran granularidad a la hora de diseñar la arquitectura de accesos de la organización. Además, estos archivos se guardarán automáticamente en la nube con control de versiones, evitando más de un susto: ediciones y borrados erróneos y obtener un control de cambios para ver quién hizo qué acción sobre un documento. También nos permitirá la edición colaborativa en línea a tiempo real con compañeros y/o clientes, y todo sobre la interfaz de Microsoft Word/Excel/PowerPoint (algo que algunos usuarios de Google docs o similar sin duda echarían de menos).
Tus archivos estarán bien localizados y además podrás encontrarlos rápidamente gracias a los potentes filtros de búsqueda que nos ofrece la herramienta, evitando tener que “bucear” en mares de documentación.
En resumen, podrás crear una intranet corporativa y un portal para empleados.
Necesidad de videollamadas y reuniones: Programa tus reuniones de organización semanales, invita a personas ajenas a la organización con un enlace o enviándoles un correo, llama a cualquier contacto de tu organización y todo con un solo click. Sin duda, entre las diferentes soluciones en el catálogo actual, las videoconferencias de Teams se adaptan a cualquier situación que tengas y su integración automática con el calendario harán que no te olvides de ninguna, ya que te avisará evitando descuidos y ayudando a la organización del equipo.
Necesidad de organización de tareas: Mantén una metodología Kanban y reparto de tareas con la herramienta Planner, asignando las tareas a usuarios, configurando fechas de inicio y fin, anclando documentos y notas a cada una de estas tareas, permitiendo una gestión ágil de los proyectos. Alternativas como Trello o Jira están muy bien, pero si disponemos del mismo potencial integrado en el entorno donde realizamos el resto de nuestras actividades está aún mejor ¿No? 😊
Necesidad de VoIP: Si eres usuario de voz sobre IP, y todavía estás usando centralitas de terceros y softphones, te interesará saber que ésto se puede integrar en Teams, permitiendo a cada usuario al que le asignemos una línea recibir y emitir llamadas como haría con tu solución actual. Y sí, también podemos establecer diferentes colas de llamada con una amplia oferta de configuraciones para establecer tu servicio a medida.
Gestión del correo electrónico: Con el servicio de correo electrónico de Outlook podrás contactar con tus clientes, compañeros y colaboradores en cualquier momento y lugar, ya que ofrece servicio en la nube. Además, podremos añadir una capa de ciberseguridad en nuestros correos con Microsoft Defender para Office 365, un servicio de filtrado de correo electrónico basado en la nube que ayuda a proteger la organización contra virus y malware desconocidos, filtrando archivos adjuntos (Malwares ocultos como troyanos como emotet, criptolockers como ransomwares y otros tipos de malwares) así como URLS maliciosas (como las de los phishing).
Crea tu propia red social interna: con Yammer podrás crear una red social empresarial para mejorar la comunicación y participación de todas las personas de tu organización. El brainstorming nunca fue tan fácil, y presentado de una forma muy cercana a los usuarios finales.
Ciberseguridad en 365: Además de contar con la seguridad que Microsoft nos ofrece en su nube, podremos realizar protección contra amenazas integrada con SIEM y XDR. Podremos monitorizar todos los eventos e información de seguridad (SIEM) con una detección y respuesta ampliada (XDR) de Microsoft teniendo a tu disposición un amplio abanico de herramientas de automatización y contexto necesarias para detener los ataques de dominios más sofisticados.
Y por supuesto, por último, pero no por ello menos importante, podremos contar con toda la archiconocida Suite de Office: Microsoft Word, Excel, Powerpoint, etcétera, tanto en su versión online como de escritorio (dependiendo del tipo de licencia adquirida).
Nos hemos dejado unas cuantas cosas por el camino, como la integración de directorio activo con 365, la herramienta Intune y cómo controlar los dispositivos móviles, los conectores y automatizaciones disponibles entre otras muchas cosas.
Ah, por cierto, y sí, office 365 tiene sus servidores en Europa y ofrece garantías suficientes para cumplir con los requisitos clave del RGPD.
En Legitec realizamos despliegues adaptados para cada caso de uso. Estudiamos tus necesidades y te acompañamos durante todo el proceso para mejorar el resultado final. En caso de organizaciones sin ánimo de lucro, la ventaja es máxima ya que podemos conseguir licencias sin coste y otro tipo de beneficios de gran valor.
Para poder explotar todas las ventajas que nos ofrece esta solución, desde Legitec impartimos cursos para usuarios finales y administradores, los resultados de estos nos han dejado unos feedbacks muy buenos, y lo más importante: clientes satisfechos que han visto como ha mejorado de una manera real el día a día en sus trabajos.
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Alejandro Cano - Consultor Legitec Ciberseguridad, S.L.
