En la situación actual en la que nos encontramos y debido a las medidas de prevención contra el COVID-19, muchos negocios se han visto obligados a cerrar de manera temporal o reducir su actividad. Entre las medidas más empleadas se encuentran los Expedientes de Regulación de Empleo Temporal (ERTE) que implican una suspensión del contrato de forma temporal o una reducción de la jornada durante un periodo determinado.
A consecuencia de estos ERTEs, muchas empresas se preguntan si es posible, acceder al correo electrónico de aquellos empleados que se encuentran en un estado de suspensión temporal del contrato. Para responder a esta cuestión debemos de detenernos en la normativa reguladora, más concretamente en el artículo 87 de la Ley 3/2018 de 5 de Diciembre, de Protección de Datos Personales y garantías de los derechos digitales, dicho precepto alude al derecho del empleador para acceder a los contenidos derivados del uso de medios digitales facilitados a los trabajadores a efectos de controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales o estatutarias, siempre y cuando se especifiquen, de modo preciso, los usos autorizados y garantías para preservar la intimidad de los trabajadores.
Como bien ha apuntado la jurisprudencia en sentencias como la del 26 de septiembre de 2007 emitida por el Tribunal Supremo, el empresario debe establecer las reglas de uso de esos medios, por ejemplo, establecer los periodos en los que los dispositivos puedan utilizarse para fines privados y los criterios específicos de utilización. Pero la apreciación más importante es la relativa a la perspectiva de confidencialidad, es decir el trabajador debe ser consciente de que el uso de esos medios digitales no es privado pero….
¿CÓMO PUEDEN LAS EMPRESAS EVITAR ESA EXPECTATIVA DE PRIVACIDAD?
En este sentido, podemos buscar en el Convenio Colectivo aplicable al caso concreto para comprobar si existe alguna referencia, o bien, podemos analizar si en los compromisos de confidencialidad existe alguna referencia.
Ahora bien, la forma más efectiva de evitar esa percepción de privacidad por parte del trabajador sería estableciendo protocolos que establezcan, por escrito, en qué circunstancias y cómo se podría acceder o redireccionar el correo de un trabajador, dejando claro que el correo electrónico se considera una herramienta de trabajo, prohibiendo su uso para fines particulares, y, como tal, podrá ser revisado en caso de incidencias o, en los casos de ausencia o baja del trabajador, dicho correo podrá ser desviado al jefe del departamento, a su responsable directo o a otro compañero, con la finalidad de no dejar las tareas desentendidas.
EN CONCLUSIÓN:
En la situación actual y debido a la multitud de ERTEs que se han solicitado en los últimos meses, la empresa podrá acceder al correo electrónico del trabajador siempre y cuando se le haya informado correctamente y prohibido el uso de correo corporativo en el ámbito personal o privado, de esta forma el trabajador no podrá adquirir esa expectativa de privacidad respecto al correo electrónico o cualquier otro dispositivo o medio digital facilitado por la empresa.
Si eres una organización y tienes dudas sobre cómo protocolarizar el acceso al correo electrónico u otros dispositivos de tus empleados, consulta con el Equipo Legitec, nosotros te asesoramos.
