Últimamente son muchas las noticias relacionadas con la repercusión que tiene en las empresas la implantación de un canal de denuncias. La Directiva Whistleblowing, o directiva del canal de denuncias, supone un avance más para la prevención de los comportamientos ilegales dentro de las empresas, y trae consigo importantes cambios que deberán afrontar las empresas para adaptarse.
En nuestro día a día nos encontramos con multitud de empresas que hacen uso de un “canal de denuncias interno” a través del correo electrónico.
Pero… ¿el uso de correo electrónico como medio de canal de denuncias es un medio seguro?
Si que es cierto que la utilización del correo electrónico como medio de comunicación es uno de los más utilizados por parte de las empresas. Pero, que sea el medio más utilizado no significa que sea el más adecuado para la protección de los datos personales.
A continuación, exponemos los motivos por los que la utilización del correo electrónico no es el medio más idóneo para procesar las denuncias:
- En primer lugar, cuando el denunciante informa sobre una posible mala conducta o infracción está facilitando datos de carácter personal. El correo electrónico no no puede garantizar el cumplimiento de la normativa de Protección de Datos, ya que no cumple con los requisitos de seguridad (artículo 32 RGPD). Esto hace que personas no autorizadas puedan acceder e incluso modificar los correos electrónicos enviados. Por ello, la transmisión y procesamiento de las denuncias a través de correo electrónico no demostrarían ser seguras, además de poner en riesgo la integridad de los datos del denunciante. Lo que lleva consigo un alto riesgo en los datos personales vulnerando la protección de los mismos.
- En segundo lugar, es importante recalcar la importancia de generar un sistema que garantice la confianza de los trabajadores en el momento de informar sobre la conducta a denunciar. Para ello, los trabajadores deben confiar en la seguridad de la herramienta que pone a disposición la empresa. De no ser así, la utilización del canal de denuncias por parte de la empresa tenderá a su escasa utilización y será menos propensa su utilización por parte de los potenciales denunciantes, llevando consigo actuaciones tendentes a la solución de problemas a través de medios externos; acudiendo a vías legales o a autoridades, pudiendo solucionarse a nivel interno de la empresa.
- Por último, otra de las razones por las que el correo electrónico no permite una tramitación eficaz es que, un canal de denuncias digital goza de unas medidas de seguridad que garantizan el tratamiento de los datos personales y genera confianza entre los empleados, facilitando así el procesamiento de las denuncias.
Por todo lo expuesto con anterioridad, llegamos a la conclusión de que el sistema de denuncias basado en el correo electrónico no es un medio eficaz ni reputacional para la empresa y sus trabajadores.
Desde LEGITEC, hemos diseñado un canal de denuncias que soluciona la problemática comentada con anterioridad, haciendo del canal de denuncias un medio seguro a utilizar por las organizaciones. Caracterizándose por:
- Asegurar la identidad y confidencialidad, tanto del denunciante como del denunciado (medidas de seguridad adecuadas). Mecanismos de denuncia anónima.
- Designación de una persona u órgano autónomo e imparcial, encargado del seguimiento, comunicación e investigación de la denuncia.
- Alertas de tiempo, acuses de recibo, caducidad de las comunicaciones.
- Garantizando que únicamente acceden a los datos relacionados con las denuncias aquellas personas de la empresa estrictamente necesarias (mecanismo de control de accesos).
- Altos niveles de seguridad.
- Garantizando que todo sujeto legitimado puede hacer uso del mismo (accesibilidad).
Si tienes interés en conocer la herramienta de canal de denuncias de Legitec, podemos hacerte una demo en cualquier momento sin compromiso, solo tienes que contactar con nosotros a través del teléfono 968902975 o través de nuestro formulario de contacto https://legitec.com/contacto/ . ¿Hablamos?
