El coronavirus está aquí. Y tiene pinta de que se va a quedar entre nosotros al menos, o eso dicen los entendidos en la materia, durante un par de semanas.
Una de las medidas que se está tomando desde el mundo laboral, es que su personal pueda trabajar desde casa, siempre que por su puesto de trabajo puedan realizar las mismas funciones o similares desde allí. Esto es, el teletrabajo.
Desde muchas entidades se está instando al personal a que si disponen de los medios para ello, monten un “puesto de trabajo casero” en sus domicilios. Para ello, se habla de crear perfiles de trabajo dentro de un ordenador, hacer copias de seguridad, cifrar USBs… Cosas que hasta ahora, podían sonarnos a todos, pero quizá muchos no habíamos puesto en práctica todavía. Y que mejor excusa que un virus que amenaza a toda la humanidad, para aprender a hacerlo.
Desde Legitec, te vamos a enseñar cómo, sin tener especiales conocimientos en el mundo de la informática, puedes hacer de tu nuevo puesto de trabajo en casa un puesto seguro de trabajo en pocos pasos (y unas cuantas imágenes, para disfrute del lector). Vamos a orientar el post a usuarios de Windows 10, que es el sistema operativo que la mayoría de organizaciones utilizan. Si utilizas otro Sistema Operativo, puedes preguntarnos en los comentarios o llamarnos directamente a la oficina, y te ayudaremos encantados. ¿Habéis abierto vuestros ordenadores en casa? ¡Pues empezamos!
I. Crea un nuevo usuario para los asuntos de tu organización.
Paso 1: Menú de usuario
En tu pantalla, abajo a la izquierda aparece un icono con una lupa. Púlsalo y te aparecerá un campo de escritura. En él, tienes que escribir la palabra “usuario”.
Te aparecerán varias opciones. Elige la que dice “Agregar, editar o eliminar otros usuarios”
Paso 2: Agrega un usuario
A continuación, se te abrirá una ventana nueva. En esta venta, elige la opción “Agregar a otra persona a este equipo”
Paso 3: Crea el usuario
A continuación, crea un usuario.
Rellena los campos de nombre de usuario y la contraseña. ¡Recuerda utilizar una contraseña segura! Que tenga entre 8 y 12 caracteres, y que combine letras, números y signos.
Establece las preguntas de seguridad, para que en el caso de que se te olvide tu contraseña, puedas recuperarla…¡pero que no sean muy fáciles! O cualquiera que te conozca un poco, podrá cambiarte la contraseña 😉
Y ¡ya está! Ya puedes apagar y encender el ordenador, y verás que puedes empezar la sesión con tu nuevo usuario desde donde trabajar.
II. CIFRA TUS USB Y DISCOS DUROS EXTERNOS
Tanto si vas a mover información fuera de tu ordenador a un dispositivo extraible, como si vas a realizar copia de seguridad de los archivos con los que estás trabajando en tu nuevo puesto de teletrabajo, recomendamos que el dispositivo siempre esté cifrado.
De esta forma, si el dispositivo usb o disco duro acaba en manos ajenas por cualquier descuido o hurto, no podrá acceder al contenido del mismo (o al menos no fácilmente…).
Vamos a enseñarte poner contraseña a estos dispositivos. Para ello, si tenemos Windows 10 Pro, va a ser muy sencillo, ya que este Sistema Operativo dispone de una herramienta de cifrado. Entendemos que en tu casa, probablemente no tengas la versión “Pro” de Windows, pero en tu empresa probablemente sí que haya algún ordenador con esta versión.
Lo primero que debemos hacer es conectar la memoria USB o el disco duro externo que vamos a cifrar a nuestro ordenador. Una vez que este esté conectado y sea legible por el sistema operativo abrimos la ventana de “Este equipo” y pulsamos con el botón derecho del ratón sobre la unidad a cifrar.
Aquí debemos seleccionar “Activar BitLocker“. Windows cargará el software de cifrado en el sistema operativo y comenzará a analizar la unidad para ver que está libre de errores y que es compatible con el cifrado.
Una vez esté todo correcto nos preguntará por la contraseña de cifrado. Debemos asegurarnos de utilizar una contraseña robusta, complicada y segura ya que, de lo contrario, el cifrado podría romperse y permitir a los usuarios el acceso a los datos.
En el siguiente paso BitLocker nos preguntará si queremos hacer una copia de seguridad de la clave para recuperar los datos en caso de necesitarlo. Esta clave podemos guardarla en nuestra cuenta de Microsoft, en un fichero individual o impreso en un folio de papel.
En nuestro caso vamos a guardarla como un fichero normal, así que seleccionamos la segunda opción, la ruta donde guardar el archivo y continuamos con el asistente.
En el siguiente paso nos preguntará por el tipo de cifrado que vamos a utilizar. Podemos elegir si queremos cifrar solo el espacio en el disco utilizado, es decir, los datos que ya están guardados o si queremos cifrar la unidad completa.
Nosotros elegiremos la segunda opción, así nos aseguraremos de que toda la unidad queda protegida, incluso el espacio vacío no utilizado.
Todo listo. Lo único que nos queda por hacer es pulsar sobre el botón “Iniciar cifrado” para comenzar el proceso de cifrado de la unidad.
El proceso de cifrado puede tardar varios minutos, incluso horas, por lo que debemos tener paciencia y espera a que finalice.
No debemos desconectar la unidad hasta que finalice el cifrado, de lo contrario, es probable que suframos pérdida de datos e incluso que la dejemos inservible.
Una vez finalice cerramos la ventana.
¡Y ya está! Ya tienes un dispositivo seguro para almacenar los datos de tu empresa, copias de seguridad… Lo que necesites.
III. CIFRADO DE ARCHIVOS
Si vas a enviar a través de correo electrónico archivos con contenido confidencial, recomendamos que cifres los mismos. Es muy sencillo si utilizas, por ejemplo, el programa 7ZIP, el cual te puedes descargar desde aquí (tendrás que elegir tu versión de sistema operativo, probablemente sea Windows 64-bit x64): https://www.7-zip.org/download.html
Una vez descargado, lo instalamos y empezamos a utilizarlo. Veamos como ciframos un archivo.
Paso 1
Seleccionar archivo a cifrar y pulsar sobre él con el botón derecho del ratón, seleccionar “7-Zip” y posteriormente en el menú, pulsar con el botón izquierdo en “Añadir archivo..”
Paso 2
En el formulario que aparece, completar con la contraseña que queremos utilizar para cifrar el archivo (La contraseña solo debe conocerla usted y el receptor del archivo encriptado). Posteriormente marque la casilla “Encriptar nombres de fichero” y pulse sobre el botón “Aceptar”.
Paso 3
Una vez terminado el proceso, veremos que aparece junto al fichero original el archivo cifrado, que utilizaremos para enviar por correo electrónico o copiar en cualquier soporte que necesitemos (USB, CD, etc.).
Una vez hayamos terminado, cuando intentemos abrirlo y descomprimir el archivo, nos pedirá la contraseña.
Recuerda no pasar la contraseña el mismo correo al receptor del archivo. ¡Si lo haces, no tiene sentido poner una contraseña! Acuerda una contraseña con el receptor, por ejemplo, por teléfono.
IV. CONFIGURAR EL BLOQUEO DE TU EQUIPO
Como vamos a estar en casa, y probablemente no solos, lo mejor es configurar el equipo para que se bloquee después de unos minutos sin que lo estemos usando. De esta forma, podremos asegurarnos de que nadie excepto nosotros accederá a nuestro usuario de trabajo. Es muy sencillo:
Paso 1
En el escritorio de nuestro ordenador, hacemos click derecho. En las opciones que nos aparecen, y seleccionamos “Personalizar”.
Paso 2
En la ventana que nos aparece, en el menú de la izquierda seleccionamos “Pantalla de bloqueo”.
Paso 3
En el menú de pantalla de bloqueo, bajamos hasta que aparezca la opción “Configuración del tiempo de espera de la pantalla”
Paso 4
Configura la suspensión de tu equipo. Nosotros recomendamos que pongamos un máximo de 15 minutos… Pero si crees que en tu nuevo puesto de teletrabajo, el riesgo de que alguien distinto a ti pueda acceder a tu ordenador cuando no estés delante, es un riesgo alto, te recomendamos bajar este tiempo.
V. COPIAS DE SEGURIDAD
Es necesario que todos los archivos con los que trabajemos en nuestro dispositivos, puedan tener una copia de seguridad. Para que, en el caso de que se nos rompa o cuando terminemos el teletrabajo, podamos llevar a nuestro puesto de trabajo habitual toda esta información. Si no os conectáis al servidor de vuestra organización porque no disponéis de un túnel VPN o escritorio remoto, daros cuenta que los documentos sobre los que trabajéis, están solamente en vuestros equipos.
Ahora que sabemos cómo cifrar dispositivos y archivos para que sea seguros, es tan sencillo como que, al final del día, los últimos 5 minutos los dediquéis a guardar todos los archivos sobre los que habéis trabajado ese día, en vuestro USB o Disco Duro Externo cifrados.
También puedes utilizar aplicaciones en la nube autorizadas por vuestra organización como Dropbox, OneDrive o Google Drive para realizar estas copias.
VI. AUTORIZACIÓN DE TELETRABAJO
La Entidad tiene que proporcionar las directrices para que el personal laboral sepa qué medidas de seguridad tiene que implantar en su dispositivos. También, se le debe de recordar al empleado la confidencialidad que le une a la empresa, y que debe de conservar pese a que su puesto de trabajo ha sido desplazado a su hogar.
Desde Legitec, hemos elaborado un documento que sirve como protocolo, con medidas de seguridad de teletrabajo y un compromiso de confidencialidad con este fin. No dudes en solicitárnoslo.
Con estos sencillos pasos, está en tu mano configurar tu equipo de forma segura para que la información de tu organización no se vea comprometida durante este periodo de trabajo a distancia.
Si tienes alguna duda, contáctanos. Desde Legitec trabajamos para que la situación sanitaria actual sea el menos impedimento posible para que la maquinaria laboral no pare, aunque sea desde nuestras casas y seguiremos prestando el servicio de consultoría como hasta ahora.
