Con el avance de la tecnología en el ámbito laboral y la falta de regulación de la misma, la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos y garantía de derechos digitales, ha dedicado su Título X a la regulación de las garantías de los derechos digitales.
Dentro de esta sección, el artículo 87 habla del derecho a la intimidad y uso de dispositivos móviles en el ámbito laboral, esto se debe a que cada vez es más frecuente que dentro de las herramientas de trabajo que proporciona la empresa a las personas trabajadoras, se encuentran dispositivos electrónicos.
Este tipo de dispositivos puede ofrecer muchas ventajas a la hora de facilitar el trabajo y más, hoy en día que se está potenciando cada vez más el trabajo a distancia.
Pero no debemos olvidar que estos dispositivos son herramientas de trabajo y que solamente se pueden utilizar para finalidades laborales y, además, la persona trabajadora que ha recibido ese tipo de dispositivos tiene que ser consciente que se trata precisamente de eso, de una herramienta de trabajo, lo que implica una serie de obligaciones que se deben cumplir.
La empresa antes de proporcionar ese tipo de gadgets al personal debe analizar una serie de aspectos; ¿Qué de tipo de dispositivos se van a entregar?, ¿A quién se le va a entregar un dispositivo?, ¿Se van a entregar con la configuración de fábrica o el administrador de sistemas se va a encargar de adaptar los permisos del dispositivo al perfil de la persona que lo va a recibir?, ¿Qué tipo de medidas de seguridad se van a establecer para proteger correctamente la información que va a contener ese dispositivo?, ¿La persona trabajadora debe llevar el dispositivo a casa o dejarlo en la empresa?
Estas y muchas más preguntas sobre cuestiones técnicas son las que se deben tener en cuenta por parte de la empresa, además, la entrega de dispositivos electrónico implica la entrega de un recibí a cada una de personas que van a recibir estas herramientas y la elaboración de un inventario para que la organización pueda tener un registro de los dispositivos entregados y a quién se le ha entregado cada uno.
Y ahora viene la pregunta clave ¿Hasta qué punto puede tener control la empresa sobre estos dispositivos?, ¿La empresa puede acceder en cualquier momento al dispositivo, dado que es de su propiedad y a la persona trabajadora se le ha entregado solamente para un uso determinado o, por el contrario, se debe respetar la presunción de actuación de buena fe por parte de la persona trabajadora y no se debe controlar el contenido del dispositivo?
El artículo 87 es el que nos ayuda a responder a esta pregunta:
Los trabajadores y los empleados públicos tendrán derecho a la protección de su intimidad en el uso de los dispositivos digitales puestos a su disposición por su empleador.
El empleador podrá acceder a los contenidos derivados del uso de medios digitales facilitados a los trabajadores a los solos efectos de controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales o estatutarias y de garantizar la integridad de dichos dispositivos.
Los empleadores deberán establecer criterios de utilización de los dispositivos digitales respetando en todo caso los estándares mínimos de protección de su intimidad de acuerdo con los usos sociales y los derechos reconocidos constitucional y legalmente. En su elaboración deberán participar los representantes de los trabajadores.
- El acceso por el empleador al contenido de dispositivos digitales respecto de los que haya admitido su uso con fines privados requerirá que se especifiquen de modo preciso los usos autorizados y se establezcan garantías para preservar la intimidad de los trabajadores, tales como, en su caso, la determinación de los períodos en que los dispositivos podrán utilizarse para fines privados.
- Los trabajadores deberán ser informados de los criterios de utilización a los que se refiere este apartado.
De la lectura de este artículo podemos extraer varias conclusiones:
- Se aplica en todos ámbitos laborales, es decir, tanto en el sector público como privado
- En caso de que la organización quiera ejercer su derecho de control sobre el dispositivo, solamente lo debe hacer para comprobar el cumplimiento de las obligaciones laborales y para garantizar la integridad de dichos dispositivos.
- Si la organización permite que la persona trabajadora que tiene la posesión del móvil, lo utilice para fines privados, dicho uso debe especificarse de forma clara para preservar el derecho a la intimidad del personal
- Este artículo se refiere única y exclusivamente a dispositivos que ha proporcionado la organización a la persona trabajadora, en ningún caso, hace refiere al uso de dispositivos personales para finalidades laborales, en cuyo caso, la empresa no podría ejercer la potestad de control al ser el dispositivo propiedad de la persona trabajadora.
Para evitar cualquier tipo de controversias o dudas sobre el uso de los dispositivos electrónicos en las organizaciones por parte del personal, la organización deberá establecer y comunicar a toda la plantilla una política de uso, donde se especifica los derechos y obligaciones que tiene el trabajador o la trabajadora sobre el dispositivo mientras está en su custodia, respetando, en todo caso, los estándares de protección de la intimidad del personal. En caso de que la organización disponga de Representación Legal de los Trabajadores, ésta participará en su elaboración.
La necesidad de regular esta cuestión ya se ha ido demostrando previamente en los tribunales, como ejemplo de ello, podemos citar la Sentencia de Tribunal Supremo Nº 226/2017, Sala de lo Social, Sección 1, Rec 55/2015 de 17 de Marzo de 2017 que manifiesta lo siguiente:
«…lo que debe hacer la empresa de acuerdo con las exigencias de buena fe es establecer previamente las reglas de uso de esos medios —con aplicación de prohibiciones absolutas o parciales— e informar a los trabajadores de que va existir control y de los medios que han de aplicarse en orden a comprobar la corrección de los usos, así como de las medidas que han de adoptarse en su caso para garantizar la efectiva utilización laboral del medio cuando sea preciso, sin perjuicio de la posible aplicación de otras medidas de carácter preventivo, como la exclusión de determinadas conexiones…
Todo lo expuesto hasta ahora se traduce en que la organización, debe definir y concretar expresamente y por escrito, los usos y los tipos de control que se van a ejercer sobre los dispositivos electrónicos facilitados al personal.
Si en tu empresa se están utilizando dispositivos electrónicos y aún no tienes diseñada la política de uso o tienes dudas de cómo hacerlo, no dudes en contactar con nosotros, el equipo de Legitec cuenta con una amplia experiencia y personal altamente cualificado que puede resolver todas las dudas tanto a nivel jurídico como técnico, estaremos encantados de atenderte.
Autora: Karolina Faldzinska
