¿Empleas Sistemas de Biometría para el Control de Jornada de tu Personal?

En la era digital, la integración de las tecnologías más innovadoras ha redefinido la manera en que las organizaciones gestionan sus recursos y aseguran la eficiencia operativa. En este contexto, la biometría ha emergido como una herramienta revolucionaria en todos los sectores, incluido el entorno laboral, proporcionando soluciones avanzadas para el control de acceso y la gestión del tiempo de trabajo.

Sin embargo, la Agencia de Protección de Datos ha emitido este pasado noviembre una Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos, posicionándose de forma contraria respecto al empleo de tecnologías como el fichaje mediante huella dactilar o el reconocimiento facial entre otras en el entorno laboral, unificando toda la doctrina generada hasta ahora.  Esta decisión, que afecta directamente a empresas que han buscado implementar sistemas biométricos de control de acceso y gestión de jornada en su día a día.

¿Puedo emplear sistemas de biometría para el control de jornada de mi personal?

Según la AEPD no podrías emplear estos sistemas, la prohibición está basada en el artículo 9.2 b. de la normativa de protección de datos al exigir que cuentes con una norma de rango legal que te lo permita; y como en España no es el caso, no resultaría viable. Además, se nos recuerda que, incluso si el individuo otorga su consentimiento, este no puede servir como base única para establecer la licitud del tratamiento, es decir, el consentimiento no legitima cualquier tratamiento (incluido la obtención de datos biométricos) ya que en una relación laboral existe un desequilibrio entre el interesado y el responsable, el consentimiento del particular puede estar condicionado por la dependencia económica o la necesidad de conservar el empleo, generando un desequilibrio que compromete la validez del consentimiento en términos de libre elección.

Todo esto ha dado lugar a numerosas sanciones, la última de ellas constituía una multa de 26.000€ a una empresa de fabricación por el uso del reconocimiento facial a sus empleados sin cumplir la normativa, derivando, además, en la indemnización a uno de los trabajadores, abriendo un nuevo paradigma en el entorno sancionador de la AEPD.

En conclusión, respecto al análisis del uso de datos biométricos en el registro de jornada y control de acceso podemos destacar que los factores como la carencia de una norma legal y la limitación del consentimiento a la hora de justificar este procedimiento dirigen a la Agencia Española de Protección de Datos a no contemplar como viables los detectores de huellas o reconocimientos faciales como métodos de fichajes en las empresas. Os dejamos el enlace hacia esta guía de la AEPD https://www.aepd.es/documento/guia-control-presencia-biometrico.pdf

¿Qué otras herramientas puedo utilizar?

En Legitec, en todas nuestras tomas de datos y seguimientos relacionados con la protección de datos observamos las consecuencias de este giro normativo en las empresas y en el personal laboral perteneciente a ellas.

Representa todo un desafío para ciertas entidades que ya disponían de estos sistemas desde hace años y con resultado óptimos de identificación. A partir de ahora las diferentes organizaciones deben encontrar por imperativo legal diferentes soluciones y que estas sean eficientes y que cumplan con la ley, garantizando la privacidad y la seguridad del personal laboral en todo momento.

Desde Legitec recomendamos las siguientes alternativas surgidas a raíz de nuestra amplia experiencia en el sector y nuestra actualización continua:

  • Tarjetas RFID o Tarjetas NFC. El personal laboral podría utilizar tarjetas con tecnología de identificación por radiofrecuencia (RFID) o comunicación de campo cercano (NFC) para fichar.
  • Códigos QR. Muy utilizados desde la pandemia y sencillos de programar a la hora de conservar la confidencialidad del personal laboral.
  • ‍Código PIN o contraseña: Los empleados pueden ingresar un código único en un terminal para fichar. Este sería el método clásico, cómodo, económico y más sencillo de implementar.
  • ‍Aplicaciones móviles: Ya son numerosas las aplicaciones que permiten el fichaje desde el móvil, incluso con geolocalización para garantizar la presencia en el lugar de trabajo.
  • Realizar el fichaje a través de un navegador web sigue siendo un método flexible y adecuado para el personal tanto en un lugar físico (oficina) como en remoto.
  • ‍Las controvertidas hojas de asistencia a papel, es la opción menos tecnológica y más tradicional, pero cuentan con desafíos, desventajas y la posibilidad de cometer errores.

En Legitec somos conscientes de los nuevos desafíos que implican estos cambios y nos encontramos a vuestra disponibilidad para tratar de solventar cualquier duda que pueda surgir.

Autor: Rodrigo Catalán

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