Desde que entró en vigor la versión de 2015 de la Norma ISO 9001, es frecuente que las empresas reciban correos electrónicos de sus clientes informando de que van a ser evaluadas en base a una serie de criterios, debido a una exigencia de la Norma.
¿Dónde indica la norma que debemos hacer esta comunicación?
En su punto 8.4., la norma habla de los controles a los que las empresas deben someter a los procesos, productos o servicios suministrados externamente, y más concretamente en el 8.4.3., habla de la información que las organizaciones deben comunicar a sus proveedores externos.
En este punto aparecen bastantes requisitos que se deben comunicar, pero si han recibido alguno estos correos, sabrán que, por norma general, no contienen tanta información, entonces ¿a qué obedece esa comunicación?
Vayamos por partes, la comunicación constante con los proveedores es una de las claves para el éxito de cualquier empresa, ya que todo lo que les afecte a ellos es susceptible de afectar a la propia organización.
Según el tipo de producto/servicio que suministre el proveedor en cuestión, las evidencias de la comunicación de los requisitos que pide la norma pueden estar en uno o varios documentos, que serán más o menos complejos en función de lo que se esté pidiendo, y no en todos los casos aplicarán todos los epígrafes del punto 8.4.3.
Pero vamos a explicarlo con ejemplos asociados a estos epígrafes.
La norma indica que:
La organización debe comunicar a los proveedores externos sus requisitos para:
– Los procesos, productos y servicios a proporcionar;
Esta información aparece principalmente en el pedido/contrato o documento equivalente. Esta es la información básica y evidente que debe ser comunicada a todos los proveedores. Los siguientes puntos pueden aplicar o no en función del producto/servicio que se solicite.
– La aprobación de:
- Productos y servicios
- Métodos, procesos y equipos
- La liberación de productos y servicios;
Esto es habitual especialmente en subcontrataciones y/o en la compra de componentes para incorporar al propio producto. En estos casos, las organizaciones deben definir los criterios de aprobación del producto/servicio, que en ocasiones también pueden incluir la utilización de métodos, procesos y equipos específicos para la fabricación o requisitos que deben cumplir antes de la entrega (liberación) de los mismos.
Por ejemplo, si realizamos un pedido de una pieza concreta para incorporar a una maquinaria que estamos fabricando, deberíamos solicitar al proveedor requisitos específicos de materiales (acero al carbono, o inoxidable), de procesos o equipos de fabricación (tipo de soldadura a utilizar o bien unión mediante remaches), y de liberación del producto (registros que evidencien las pruebas a las que han sido sometidos, resultados de mediciones o análisis realizadas durante el proceso de fabricación, etc.)
Esta información se puede comunicar de muchas maneras, a través de planos, documentación técnica que acompañe al pedido, etc., o a veces simplemente se puede hacer referencia a una norma UNE de fabricación que debe cumplir el producto (si es el caso).
– La competencia, incluyendo cualquier calificación requerida de las personas
Las empresas pueden solicitar requisitos de competencia cuando lo consideren oportuno, pero se hace imprescindible para aquellos servicios que deban ser prestados por personal con una titulación específica o que deba cumplir un requisito legal, como por ejemplo, para empresas de jardinería (carnet de aplicador de fitosanitarios), empresas mantenedoras de equipos de climatización (título de instalador homologado según el RITE), de empresas de servicios de electricidad (título de instalador homologado según el REBT), etc.
La comunicación de estos requisitos se puede incluir en el documento de pedido/contrato, que sería lo ideal, o se puede comunicar después por el método que creamos conveniente, pero en cualquier caso para evitar sorpresas, se deberían pedir evidencias de su cumplimiento antes del inicio de los servicios.
– Las interacciones del proveedor externo con la organización
Este epígrafe se refiere a la comunicación de la manera de interactuar entre la empresa y el proveedor que se va a utilizar mientras dure la relación comercial, y puede incluir la manera de comunicarse a partir de ese momento (utilización de plataformas de contratación, correos electrónicos…), la necesidad de que se realicen visitas presenciales periódicas en las instalaciones del cliente, la necesidad de que el proveedor avise con determinada antelación antes de la prestación del servicio o entrega de producto, etc.
– Las actividades de verificación o validación que la organización, o su cliente, pretende llevar a cabo en las instalaciones del proveedor externo.
En los casos en los que es necesario que se visiten las instalaciones del proveedor para comprobar el proceso in situ o validar el producto, la empresa deberá comunicarlo con antelación. Esto es algo muy habitual, por ejemplo, en el sector de la alimentación, en el que representantes de distribuidores o de grandes superficies visitan las instalaciones de las empresas productoras para asegurarse de que cumplen con los requisitos que les han solicitado previamente.
– El control y el seguimiento del desempeño del proveedor externo a aplicar por parte de la organización.
Aunque la norma lo incluye en penúltimo lugar, he dejado para el final el epígrafe por el que las empresas envían a sus proveedores los correos electrónicos objeto de este post.
En el punto 8.4.1, la norma ya indicaba que “La organización debe determinar y aplicar criterios para la evaluación, la selección, el seguimiento del desempeño y la reevaluación de los proveedores externos, basándose en su capacidad para proporcionar procesos o productos y servicios de acuerdo con los requisitos”, pues bien, el epígrafe que estamos analizando simplemente obliga a las empresas a comunicar a sus proveedores como los va a evaluar y en base a qué criterios.
La manera más sencilla de realizar esta comunicación, suele ser el correo electrónico, aunque se podría realizar de otras maneras, como por ejemplo, incluyéndolo en el contrato.
En cuanto al contenido de la comunicación, debería incluir como mínimo la sistemática de la evaluación y los criterios a aplicar, establecidos normalmente en función del cumplimiento de los requisitos que les hemos comunicado previamente, y otros criterios de interés como pudieran ser cercanía, compromiso medioambiental, posesión de certificaciones o acreditaciones específicas, ausencia de no conformidades, precio, etc. La comunicación también puede incluir el resultado que dicho proveedor ha obtenido en la evaluación, por ejemplo, apto o no apto.
Por otra parte, es necesario aclarar que la norma sólo obliga al control de productos/servicios o procesos subcontratados que afecten directamente sobre la calidad del producto/servicio de la propia organización, por lo que sólo sería necesario realizar la comunicación a estos proveedores.
En cuanto a la sistemática para realizar una evaluación de proveedores completa y adecuada a las necesidades de cada organización, será objeto de una publicación posterior, ya que el proceso de evaluación de proveedores es un punto clave para la buena marcha de cualquier empresa. Si su organización necesita información adicional sobre este punto o de cualquiera de los aspectos de la norma, no dude en contactar con LEGITEC, estaremos encantados de ayudarle.
