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Monitorización de empleados y protección de datos y en el entorno laboral

empresario utilizando un software de monitorización de empleados

Dentro de las medidas de las empresas para impulsar la transición digital orientada al crecimiento, productividad y competitividad, se requiere del uso de los datos, cuyo tratamiento deberá realizarse asegurando la transparencia, la seguridad y el control de los mismos.

En este contexto, la monitorización juega un papel importante dentro del avance digital, pero requiere de una implantación segura y adecuada para no vulnerar los derechos de los trabajadores.

¿Qué es la monitorización en el ámbito laboral y para qué se utiliza?

Es la medición sistemática y planificada de algunos indicadores a través de los cuales, la persona encargada obtiene información que le permitirá más adelante, realizar un análisis de todos los datos y hacer una evaluación, en este caso de un trabajador.

Esta observancia sistemática puede arrojar datos muy valiosos a nivel de organización, equipos de trabajo y de manera personalizada, que va a permitir ver fallos de procedimiento y de gestión, entre otros.

Vamos a ver qué datos podrían ser monitorizados por parte del responsable del tratamiento, teniendo en cuenta que los distintos programas pueden recoger uno, varios o todos los datos que aquí enumero y que desde luego no son excluyentes:

  • El impedimento a accesos web o monitorización de direcciones a las que se accede;
  • La ubicación del trabajador en el momento del fichaje;
  • Cómo y en qué se emplean las horas de trabajo;
  • Vigilancia del trabajo en tiempo real con visualización de pantalla y con seguimiento GPS;
  • Revisión del tiempo total que se emplea en programas, aplicaciones y sitios web.

¿Puedo monitorizar a mis trabajadores?

Según viene recogido en el artículo 20.3 del Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores:

El empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad y teniendo en cuenta, en su caso, la capacidad real de los trabajadores con discapacidad.

Es decir, que el empleador puede adoptar estas medidas, pero, para no vulnerar sus derechos fundamentales, es importante que la empresa defina bien los fines, para poder fundamentarlo en el interés legítimo que ostenta en supervisar el ordenador de un trabajador.

Para evitar injerencias, es importante que evite la información personal y que informe de manera previa al tratamiento de forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con lenguaje claro y sencillo a todos los empleados sobre la existencia de estas herramientas de supervisión y establecer aquellos niveles y criterios que se van a seguir en el control laboral. De tal manera, que se tenga conocimiento de qué recursos serán monitorizados, la periodicidad y la metodología a seguir.

Recordemos que la Sala Primera del Tribunal Constitucional, reconoció la nulidad de la prueba y el despido nulo de una trabajadora, a la que se le había monitorizado su ordenador sin informarle previamente, por entender que se le había vulnerado el derecho a su intimidad y al secreto de sus comunicaciones. En este caso la empresa utilizo un software que permitía visualizar y grabar su pantalla lo que le permitió concluir que dedicaba más tiempo a asuntos personales que a los profesionales en su jornada laboral.

Si además hablamos de que el ordenador es del empleado, no bastaría solo con informar del software instalado, sino que es necesario que consienta expresamente el tratamiento de esos datos por parte de la empresa, pudiendo negarse a la instalación del programa.

Es importante, saber que si bien el artículo 20.3 del Real Decreto Legislativo, permite adoptar medidas de vigilancia y control, debe existir además, una razón legítima que justifique la monitorización; debe de tratar el mínimo de datos indispensables para cumplir con los fines establecidos; el tratamiento debe ser de duración determinada y con acceso a los datos realmente necesarios para esta finalidad; si existen otros medios o mecanismos menos lesivos para llevar a cabo el control laboral pretendido, deberán ser utilizados antes de aquellos que supongan una mayor intromisión y de utilizarse la información obtenida mediante la monitorización, deberá destinarse única y exclusivamente para los fines perseguidos.

Y es que, como bien indica el anteriormente citado Real Decreto Legislativo, pero esta vez en su artículo 20 bis:

Los trabajadores tienen derecho a la intimidad en el uso de los dispositivos digitales puestos a su disposición por el empleador, a la desconexión digital y a la intimidad frente al uso de dispositivos de videovigilancia y geolocalización en los términos establecidos en la legislación vigente en materia de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales.

Como ya informábamos en un artículo anterior https://legitec.com/chatbots-en-el-ambito-laboral-y-politicas-de-proteccion-de-datos/, hay múltiples formas de poder controlar la productividad, recursos y gestión, pero ni todas las soluciones valen en una organización ni todas ellas garantizan el cumplimiento de la legislación.

Es importante digitalizar nuestra actividad, pero para ello es necesario planificar y hacer una búsqueda de la herramienta idónea y garantista, siempre con participación de vuestro Delegado de Protección de Datos o de vuestro experto en privacidad.

Alicia García Fernández

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