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Protección de datos en el registro del control horario

Control horario fuente AEPD

La entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Supone, desde el pasado 13 de marzo, que las empresas están obligadas a llevar un registro de control horario de sus trabajadores.

Esta nueva obligación, supone que los trabajadores deben fichar diariamente en su puesto de trabajo. Este control horario requiere un registro y tratamiento de datos personales. Como tal, deben cumplirse las normas en materia de protección de datos.

La Agencia Española de Protección de Datos ha querido arrojar luz a las empresas para saber cómo debe realizarse este registro y el tratamiento de los datos. Para ello, ha añadido en la sección de FAQs de su web, una serie de preguntas y respuestas referentes al control horario. Las vemos a continuación.

Sistemas que pueden utilizarse para el control de horario

La nueva norma no especifica un medio determinado para llevar a cabo el control horario. Por tanto, puede ser digital, analógico o manual, en soporte físico o electrónico. Siempre y cuando, el sistema registre la hora de entrada y la salida de cada día, para cada trabajador. Serán los convenios colectivos o la negociación particular de empresa y trabajadores la que dicte que sistema se usa.

Eso sí, debe ser un sistema que asegure la trazabilidad y rastreo fidedigno e invariable de la jornada diaria una vez de registrada, tal y como explica el Ministerio de Trabajo. Además, en caso de que se opte por un sistema a través de acceso a dispositivos digitales o el uso de sistemas de videovigilancia o geolocalización, “deben respetarse en todo caso los derechos de los trabajadores a la intimidad previstos en el artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores, que remite a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales”.

Guarda y custodia de los registros de control de horario

Debe asegurarse la no manipulación de los registros. No pueden alterarse y deben guardarse por periodo de 4 años. Durante este tiempo deben estar a disposición, tanto de los propios trabajadores, como de la Inspección de Trabajo y los Representantes Legales de los Trabajadores. Siempre que sea requerido por alguno de ellos.

Obligación de informar y consentimiento

Como el control horario es una obligación impuesta por Ley. El empresario no necesita recabar el consentimiento del trabajador para almacenar y tratar sus datos del control de horario. Pero, aunque no esté obligado a pedir consentimiento, sí debe informar debidamente sobre el uso y tratamiento que se realizará de esos registros y sobre la finalidad para los que se recogen.

Quién es responsable del tratamiento y quién dueño del registro

En caso de externalizar el control horario. Se ha de tener en cuenta, que la empresa es la responsable del tratamiento de los datos y dueño del registro. Mientras que el proveedor del servicio, es el encargado del tratamiento. Ambas entidades deben firmar el correspondiente contrato de encargo, tal y como establece el artículo 28, del nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos.

Control horario por huella digital

La AEPD aclara que solo será lícito si se hace mediante un sistema que asocie la huella digital con un identificador numérico a cada trabajador. De forma que el sistema no almacena la huella digital, sino el identificador numérico que corresponde a la tarjeta de proximidad de cada empleado. Así se registra la entrada y salida. Si se opta por este sistema, tampoco está obligado a contar con el consentimiento del trabajador, pero sí a informar sobre el uso y modo de tratamiento de los datos.

En Legitec contamos con profesionales con amplia y dilatada experiencia en el campo de la Protección de Datos, no dudes en consultar nuestros servicios de asesoramiento.

2 comentarios de “Protección de datos en el registro del control horario

  1. Francisca Díaz dice:

    En mi empresa, los trabajadores llevamos a cabo el registro de horario en papel, firmados diariamente y al final del mes. Con posterioridad, nuestro jefe lo firma y lo guarda en un archivo. A ser almacenado 4 años. En dicha hoja de registro de jornada, igualmente, indicamos los días de no asistencia al trabajo, ya sea por enfermedad o vacaciones.

  2. Karolina Usinskyte dice:

    Fue muy util de verdad. Ya sabia que habia que hacerlo y ya lo hacemos en la oficina (manual aunque ahora pienso que lo hare de modo digital)

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